Moje skromno mnenje je, da trditev, da digitalizacija ustvarja nove prodajno - nakupovalne, navade ne drži Veliko se piše o digitalizaciji trgovine in njenemu vplivu na povsem nove prodajne ter nakupovalne navade. V ospredje se postavlja internetna prodaja, ki pa je le en segment v digitalizaciji celotnega procesa prodaje. Internetna prodaja predstavlja za podjetje le dodaten prodajni kanal, kupcem pa enostavnejši dostop do nakupovalnih informacij in poenostavljen proces nakupa.

Potreba po digitalizaciji je iz pisanja v medijih izrinila prej popularno pisanje o brezpapirnem poslovanju. Ali to pomeni, da digitalna preobrazba avtomatično uvaja tudi brezpapirno poslovanje?

Začel se je čas dopustov, zato bom času primerno prilagodil tudi svoje pisanje.

V zadnjem času dnevno prejemam e-pošto in telefonske klice borznih posrednikov za vlaganje v njihove visoko donosne sklade. Spomnim se obdobja pred zadnjo krizo, ko je bil podoben pritisk borznikov na male vlagatelje. Le zakaj? Ali se pripravlja nova kriza?

Če velja rek ''Historia magistra vitae est'' (zgodovina je učiteljica življenja), potem bi se moral v svojem življenju že zelo veliko naučiti dosti, saj mojo delo na razvoju poslovnih informacijskih rešitev, sega že v 80. leta prejšnjega stoletja, pa me vseeno še vedno kaj preseneti.

Prodajate varovalno opremo? Nikar ne prezrite Uredbe EU 2016/425 o osebni varovalni opremi in Uredbe RS o izvajanju Uredbe EU o osebni varovalni opremi, objavljene 18.5.2018, z začetkom veljavnosti 19.5.2018.

Pred dobrim letom je pričela veljati uredba o osebni varovalni opremi, ki je postavila nove mejnike pri proizvodnji, uvozu in prodaji osebne varovalne opreme.

Urejene matične podatke artiklov in dober nabavni CRM, ki posledično omogoča avtomatizacijo operative in elektronsko izmenjavo nabavnih dokumentov z dobavitelji.

Prava vsebina matičnih podatkov je osnova za digitalno preobrazbo, zato se je pri določanju vsebine potrebno naslanjati tudi na lastne izkušnje, upoštevati smernice industrije 4.0, ki so vezane na povezovanje subjektov v digitalno oskrbovalno verigo in virtualno celoto. Sestavni del matičnih podatkov mora biti tudi CRM, vezan na nabavo…

Kadar sem se v svoji dolgoletni praksi srečal s podjetji, ki so želela digitalizirati logistiko skladiščenja, je bilo moje prvo vprašanje: ''ZAKAJ ŽELITE TO IZVESTI?'' in ''ALI IMATE IZDELAN ELABORAT?'' Glede na to, da v sklopu celovitega informacijskega sistema za podporo poslovanju nudimo tudi modul za logistiko skladiščenja, ki smo ga razvili sami in je na voljo tudi kot samostojna, vertikalna rešitev, so bili nad mojim vprašanjem vedno vsi presenečeni. Kljub temu si nisem mogel kaj, da tega ne bi storil.

V predhodnih blogih smo se posvečali procesom naročanja in vsebinam, ki so potrebne za odpravo operativnega dela v procesih nabave. V tem blogu se bom posvetil vprašanju: zakaj mora nabava tesno sodelovati s službo logistike v podjetju? 

1. Ker  živimo v mobilnem svetu, ki vsakodnevno briše mejo med delovnim in prostim časom.

2. Da lahko nasprotujemo trditvi, da je osebni kontakt še vedno največ vreden, pa tudi  'najdražji'.

3. Ker imajo danes mladi pri druženju v eni roki kozarec pijače, v drugi pa pametni telefon.

Šalo na stran, je pa res, da se tudi poslovne aktivnosti selijo na mobilne naprave in na sodoben pristop k delu. 

Pri svojem delu se pri postavitvi digitalne preobrazbe podjetja vedno znova srečujem z izgovori nabavnega oddelka, da ne morejo pridobiti vseh potrebnih podatkov za digitalizacijo poslovanja.  Najpogosteje se izgovarjajo na dobavitelje, češ, da niso zmožni ali pripravljeni ugoditi njihovim zahtevam, dostikrat pa dobim celo odgovor, da bo  takšna ugoditve zahtevam povzročila dvig nabavnih cen.

V predhodnem blogu sem se dotaknil osnovnih matičnih podatkov, ki vplivajo na nabavo, danes pa je moja tema druga stopnja nabavnega procesa, UGOTAVLJANJE POTREB ZA NABAVO. Čeprav bi bilo morda logično, da se najprej posvetimo prvi stopnji, iskanju ustreznih dobaviteljev. Ta del je vsekakor zelo pomemben, vendar se ga bom lotil kdaj drugič, bolj iz vidika preverjanja obstoječih dobaviteljev ter zmanjševanja rizikov.

Danes je zelo moderno govoriti o digitalizaciji. V izogib nejasnosti, o čem bom pisal, bom najprej predstavil svoje razumevanje digitalizacije nabavnega procesa.

Pod digitalizacijo razumem računalniško podporo standardnim nabavnim procesom in računalniško izmenjavo podatkov z dobavitelji ter brezpapirno poslovanje. Vodilo vsem obdelavam bi moralo biti zmanjševanje operativnega dela z obdelavami, ki bi tekle povsem samodejno in imele vgrajena ekspertna znanja.

V predhodnih blogih sem na kratko opisal nabavni proces, od oblikovanja potreb generiranja naročil, do skladiščenega prevzema. Pomembna sta tudi procesa obračuna nabave in morebitnega reševanja neskladij.

Obračun nabave je finančna kontrola dogovorjenih pogojev nabave, z doseženimi rezultati. Po mojem, obračun nabave nikakor ni domena računovodstva, pa čeprav se na prvi pogled tako dozdeva, saj se vsi prejeti računi evidentirajo in računovodsko pripoznavajo.  Kako naj bi zgledal potek evidentiranja in likvidacije prejete pošte, v enem od naslednjih blogov. Danes se bom omejil na vlogo nabave v postopku obračuna nabave.  

Glede na to, da se je nabavni referent dogovoril z dobaviteljem glede cen in pogoje nabave, ter jih definiral na nabavnem naročilu, je povsem logično, da izvede tudi ustrezno finančno kontrolo. Nabavni referent je tudi tisti, ki se je dogovoril za vse morebitne dodatne aktivnosti, vezane na nabavo, kot so dostava,  carinjenje, laboratorijske analize, dovoljenja, itn. Zato je nabavni referent tisti, ki mora izvesti  finančno kontrolo celotnega nabavnega procesa in sodelovati v procesu reklamacije.

Upam, da vam je podpora za izračun optimalne dohodninske razdelitve otrok med starše, prišla prav. No ja, tudi letos so rok za oddajo nekoliko podaljšali.

Kot sem omenil v blogu, z dne 17.1.2019, vam bom v nadaljevanju opisal drugo fazo nabavnega procesa »Količinski in kakovostni prevzem blaga«. Zdi se, da je ta faza enostavna, vendar skriva pasti, ki so lahko ključnega pomena za poslovanje. To nam dokazuje tudi nedavna afera oporečnega govejega mesa, uvoženega iz Poljske.

Pravijo, da nas je vedno strah neznanega. To velja tudi za digitalizacijo poslovnih procesov, ki običajno za sabo potegne zamenjavo ali vsaj prenovo informacijskega sistema.

V predhodnem blogu sem obljubil, da vam bom s pomočjo grafične in slikovne predstavitve procesov poslovanja opisal njihove bistvene značilnosti.

Pa začnimo s procesom nabave, za katerega se ponavadi zdi, da nima posebne teže, vendar je po mojih izkušnjah ključen za uspešno poslovanje podjetja.

Iz diagrama nabave lahko vidimo, da se nabavni proces prepleta s procesom prodaje, proizvodnje, servisnimi dejavnostmi, logistiko skladiščenja ter financami in računovodstvom.

Ste si zastavili pravilne cilje, ki naj bi jih podpiral vaš novi informacijski sistem?

V prejšnjem blogu je bilo opisanih nekaj napotkov za izvedbo posnetka stanja organiziranosti poslovanja podjetja in pripravo izhodišč za iskanje ustreznega ponudnika informacijske rešitve.

Glede na strah, ki vlada v podjetjih, povezan z digitalizacijo procesov poslovanja, se mi zdi primerno, da morda posamezne procese poslovanja predstavim na način, ki je meni najbolj domač in se ga poslužujem že vrsto let. Vedno sta mi bili grafična in slikovna predstavitev procesov ljubši, kot sam besedni opis. Morda bo tudi vam tak način prikaza pripomogel k lažjemu razumevanju soodvisnosti posameznih procesov in olajšal izvedbo projektne dokumentacije.

Nasveti za izvedbo posameznih aktivnosti

V mikro in malih podjetjih se pričakuje, da bodo te aktivnosti speljane s strani vodstva (lastnika).

V mikro in malih podjetjih so vsi zaposlenci intenzivno vpeti v dnevno delo, zato je zelo pomembno, da so te aktivnosti izpeljane na način, ki bo čimmanj obremenjeval dnevne aktivnosti.

Izvajalec posnetka stanja naj si pripravi ključna vprašanja za posamezna področja dela. Vprašanja se naj nanašajo na posamezne postopke dela, podatke, s katerimi se razpolaga in kam se beležijo informacije.  

Kako se lotiti zamenjave informacijskega sistema v podjetju, da bo ta čimbolj neboleč?

Običajna praksa velikih in srednjih podjetij je najem zunanjih svetovalcev za izdelavo študije, ki zajema posnetek stanja, povzetek predlogov zaposlenih in končno prečiščeno ter usklajeno verzijo predlogov in zahtev podpore poslovanju, ki naj bi jih upošteval novi informacijski sistem.

Tako pripravljena dokumentacija je dobra osnova za sestavo povpraševanja in objektivno primerjavo ponudnikov. Vse, kar velja za srednja in velika podjetja, velja tudi za mala in mikro podjetja, vendar pa se takšna podjetja zaradi visokih stroškov le redko odločijo za zunanjega izvajalca in so tako prepuščena sama sebi.

Ko sem nedavno direktorju in lastniku nekega uspešnega podjetja razlagal, s čim se v našem podjetju ukvarjamo, je dejal: ''Rajši se ločim od svoje žene, kot da bi ponovno zamenjal informacijski sistem!!'' In še pomemben podatek: gospod je to izjavil popolnoma suvereno in ob prisotnosti svoje žene. 

Smeh je zamenjal mojo zadrego, vendar so mi te besede dale misliti. Zelo misliti.

Kaj pomeni zahteva po digitalni izmenjavi prodajnih podatkov s kupci?

Ko dnevno berem o trendu po računalniškem obvladovanju velikega števila podatkov, orodij za njihovo hitro iskanje in obdelavo, si ne morem kaj, da se ne spomnim svojih prvih korakov v svetu računalništva. Pravijo, da poznavanje zgodovine koristi pri razumevanju sedanjosti in vpliva na prihodnost. Verjemite, mi da je temu res tako.

Imel sem to srečo, da sem bil že davnega leta 1984 vključen v razvojni tim za izdelavo programske rešitve za osebne računalnike, ki so bili takrat popolna novost tako na našem, kot svetovnem trgu.

Na Zavodu za produktivnost dela RS sem bil tega leta kot poznavalec za računovodstvo, povabljen v ekipo za razvoj programskih rešitve za osebne računalnike. Naša naloga je bil razvoj računovodskega programa 'Glavna knjiga'' za osebne računalnike 'Partner', z operacijskim sistemom CPU, ki ga je takrat na trg lansirala Iskra Delta.