KAKO SE NEBOLEČE LOTITI ZAMENJAVE INFORMACIJSKEGA SISTEMA? (1. DEL)

Nasveti za izvedbo posameznih aktivnosti

V mikro in malih podjetjih se pričakuje, da bodo te aktivnosti speljane s strani vodstva (lastnika).

V mikro in malih podjetjih so vsi zaposlenci intenzivno vpeti v dnevno delo, zato je zelo pomembno, da so te aktivnosti izpeljane na način, ki bo čimmanj obremenjeval dnevne aktivnosti.

Izvajalec posnetka stanja naj si pripravi ključna vprašanja za posamezna področja dela. Vprašanja se naj nanašajo na posamezne postopke dela, podatke, s katerimi se razpolaga in kam se beležijo informacije.  

Za posnetek stanja nabavnega procesa, so na primer smiselna naslednja vprašanj:

  • Kako pride do informacije, kaj in koliko je potrebno naročiti?

  • Kakšen je protokol za zbiranje potreb?

  • Kje se nahaja evidenca potencialnih dobaviteljev?

  • Kaj vemo o dobaviteljih?

  • Kakšni so dobaviteljevi pogoji (količine, cena, rok dobave, …)?

  • Kako je z evidentiranjem nabavnih postopkov in kje se evidentirajo?

  • Kako je z obveščanjem naročnika o dobavi?

  • Kako poteka količinski in kakovostni prevzem?

  • Kako poteka finančni prevzem?

  • Kako je z morebitnimi neskladji, kdo in kako jih rešuje?,…

Vse podatke, potrebne za izvedbo posnetka stanja procesov poslovanja, lahko podjetje pridobi z intervjuji svojih zaposlencev. V kolikor podjetje koristi storitve zunanjega računovodskega servisa, mora opraviti posnetek tudi njihovih aktivnosti in aktivnosti, ki jih mora podjetje izvajati za potrebe računovodenja.

Izdelava analize neskladij in težav pri poslovanju ter iskanja vzrokov, zahteva nekaj več dela, saj je smiselno zbrati vse zapiske sestankov, povezanih s posameznimi težavami. Upoštevati je potrebno tudi zapažanja in mnenja ter morebitne predloge zaposlenih, pridobljenih z intervjuji. V kolikor podjetje sproti ne beleži neskladij in posledično tudi način njihovega razreševanja, je potrebno tudi to zabeležiti.

V kolikor v podjetju ni dovolj sistemskega računalniškega znanja (razpoložljive opreme, internetne povezave, telefonije,.),   je smiselno za ta del posnetka stana povprašati strokovnjaka iz tega področja, ki bo lahko posnetek stanja dopolni tudi s temi informacijami. 

Vse zbrane posnetke stanja poslovanja in predloge zaposlenih glede nove informacijske podpore, je potrebno urediti in izdelati čistopis. V kolikor se pokaže, da nekateri postopki niso povsem jasni, je smiselno pristopiti k ponovitvi posameznih delov posnetka stanja poslovanja. 

Smiselno je oblikovati projektni tim, sestavljen iz ključnih poznavalcev procesov. Enako velja tudi za manjše delovne sredine, saj bodo tako lahko razdeljene aktivnosti in kompetence, ki so predpogoj za uspešno izvedbo projekta.

Z rezultati posnetka stanja in zahtevami je potrebno seznaniti projektni tim, ki naj aktivno sodeluje pri oblikovanju izhodišč (zahtev) za izdelavo povpraševanja pri ponudnikih informacijskih rešitev. 

Tako pripravljena izhodišča in sestavljen projektni tim so dobra osnova za iskanje ustreznega dobavitelja programske rešitve.

Običajno se k oddaji ponudbe pozove več ponudnikov. Potencialnim ponudnikom je smiselno posredovati kvalitetno pripravljena izhodišča in si prav tako vzeti čas za oglede njihovih rešitev.  Po opravljeni posamezni predstavitvi, naj projektni tim izdela študijo pokritosti zahtev s predstavljeno informacijsko rešitvijo.

Po prejemu ponudb je potrebno podrobno pregledati vsebine, analizirati pokritost rešitve z vašimi zahtevami in pričakovanji in jih poskušati postaviti na isti imenovalec.

Vodilo pri izboru ponudnika naj ne bo le cena ali priporočilo računovodskega servisa. Glede na dolgoročnost takšne investicije je bistvenega pomena to, da mora biti izbrana rešitev orodje za vaše delo in ne orodje za računovodstvo. Zavedati se je treba, da sodobne rešitve omogočajo podporo vsem fazam procesov vašega poslovanja, katerega rezultat se že avtomatično odraža tudi v računovodstvu, kar pomeni, da je lahko tudi storitev računovodenja veliko enostavnejša in posledično tudi cenejša.

Postopek izbire ustreznega ponudnika lahko traja tudi več mesecev in prav nič ni narobe, če se odločite za več krogov izbire pravega izvajalca.

Povsem druga zgodba pa je seveda sama uvedba informacijskega sistema.

(tudi o tem bom pisal kdaj drugič)