KAJ MORATE IN SMETE PRIČAKOVATI OD DIGITALIZACIJE NABAVE?

Urejene matične podatke artiklov in dober nabavni CRM, ki posledično omogoča avtomatizacijo operative in elektronsko izmenjavo nabavnih dokumentov z dobavitelji.

Prava vsebina matičnih podatkov je osnova za digitalno preobrazbo, zato se je pri določanju vsebine potrebno naslanjati tudi na lastne izkušnje, upoštevati smernice industrije 4.0, ki so vezane na povezovanje subjektov v digitalno oskrbovalno verigo in virtualno celoto. Sestavni del matičnih podatkov mora biti tudi CRM, vezan na nabavo.

Avtomatične izračune potreb za naročanje, katerih rezultat je dnevna kontrola pokritosti naročil s potrebami in osnova za aktivacijo nabavnih naročil.

Program naj z naprednimi algoritmi za izračun potreb za naročanje upošteva trenutne zaloge, prodajni plan, plan proizvodnje, odprto prodajo, prodajo preteklih obdobij, metode za naročanje artiklov, odprta nabavna naročila, ob tem pa naj upošteva tudi dobaviteljeve pogoje dobave in logistike.

Vključitev dobaviteljevih podatkov o artiklih v pripravo naročil, kar omogoča nedvoumno razumevanje naročila, tako s strani dobavitelja, kot naročnika.

Pri kreiranju naročil naj se za potrebe identifikacije naročenih artiklov upoštevajo matični podatki, zapisani na povezavi  artikel / dobavitelj, ki vsebujejo podatke o dobaviteljevi oznaki artikla, enoti mere za sprejem naročila, pretvorniku med dobaviteljevo in matično enoto mere naročnika, optimalne maksimalne količine za naročanje, rok dobave, pričakovano poreklo in pa tudi posebne zahteve, ki se zapišejo k vsakemu naročenemu artiklu.

Zapis finančnih in komercialnih dobavnih pogojev, s katerimi je zagotovljeno, da so vsi pogoji dobave že vnaprej opredeljeni in tako zmanjšujejo morebitne kasnejše nesporazume.

Naročila naj vsebujejo podatke o tem  kdo je naročnik, kdo prejemnik in dobavitelj, kje je dostavno mesto, pogoje dostave, način plačila, pričakovan datum dobave, skupno vrednost naročila, vse pričakovane nabavne cene, kontaktne osebe in način veljavnosti naročila v primeru neizdobav (enkratna dobava, večkratna dobava) itn.

Vsi ti podatki so osnova za poenostavitev postopkov priprave naročil, kakovostne in finančne kontrole naročila ter obravnavanje neizdobav v izračunih potreb za naročanje.

Elektronsko izmenjavo dokumentov nabave z dobavitelji, kar omogoča avtomatizacijo operativnih procesov, tako na strani dobavitelja, kot naročnika.

Za vsakega dobavitelja naj bo možno opredeliti protokole in sistemske podatke za potrebe izmenjave podatkov. Opredelijo naj se podatki za elektronsko naročilo, elektronsko potrditev naročila, elektronsko najavo dobave in e-račun.

Podporo naročanju storitev, ki naj vsebuje tudi elektronski zajem zahtevka, možnost oddaljene elektronske odobritve zahtevka in izdajo elektronske storitvene naročilnice.

Programska podpora naj zajema evidentiranje zahtevkov, oddaljeno elektronsko odobritev zahtevkov s strani odgovornih oseb in izdajo elektronske storitvene naročilnice. Kadar se vodijo stroški po stroškovnih nosilcih, naj bo v pomoč za odobritev tudi vpogled v finančno stanje stroškovnega nosilca, z upoštevanjem vseh njegovih odprtih nerealiziranih naročil. Ob tem naj bo omogočen tudi vpogled v e-priponke, vezane na zahtevek.

Integracijo elektronske najave dobave v proces nabavnega prevzema, kar poenostavlja proces skladiščnega prevzema, ažuriranje nabavnih naročil, kalkulacijo nabave, kar odpravlja ročno delo.

Uvoz elektronske najave, prejete s strani dobavitelja, naj samodejno zabeleži podatke o spremljajočih dobaviteljevih dokumentih, za nabavljene artikle pa izvede pretvorbo med dobaviteljevo oznako artikla in oznako artikla naročnika. Prav tako naj se izvede kontrola najavljene dobave z odprtimi naročili. Prevzamejo naj se podatki o sledljivosti in vrednostih dobavljenih naročil.

Tako pripravljeni podatki bodo močno skrajšali in poenostavili postopek fizičnega prevzema, zapiranja odprtih naročil in finančne kontrole prevzema.

Evidentiranje informacije o datumu pričakovane dobave za neizdobavljene artikle, kar bo omogočalo re-planiranje pokritosti potreb in obveščanje naročnikov o spremembah datumov dobave.

Elektronsko evidentiranje podatkov o datumu pričakovane dobave za neizdobavljene artikle, posredovane s strani dobaviteljev, bo nabavnim algoritmom omogočalo preračun pokritosti,  avtomatično zapiranje naročil in izdelavo obvestil o spremembi  dobavnih rokov.

Elektronski dokumentacijski sistem, direktno vezan na posamezne postopke nabave za brezpapirno poslovanje in dostop do e-dokumentov v pregledih, obdelavah in analizah nabave.

Elektronske dokumente naj bo možno dodajati na naročila ter količinske in kakovostne prevzeme. Tako zapisani elektronski dokumenti bodo tako na vpogled v fazah obračuna nabave in v računovodskih vpogledih dogodkov, ki so vezani na proces nabave.

Sistem za obveščanje uporabnikov (obvestilnik), povezan tudi z nabavnim procesom in sposoben zaznavati vsa neskladja v procesu nabave in jih sporočati naročnikom. Pravočasno in selektivno obveščanje bo omogočalo takojšnje ukrepanje in usmerjalo delo operative samo na neskladja, kar je tudi namen digitalizacije.

Sistemski obvestilnik je nujen pri digitalizaciji procesov poslovanja, saj mora avtomatično preverjati v informacijskem sistemu evidentirane poslovne dogodke, jih med sabo primerjati ter za vse spremembe pripraviti obvestila in jih pošiljati naročnikom na različne elektronske medije.

V obvestilnik naj bodo vključeni tudi procesi nabave za sprožanje informacij o izdanem naročilu, prevzemu, spremembi datuma dobave in o prevzemnih neskladjih.

Povezavo modula prejetih računov in obračunov z obračunom nabave in storitvenimi naročilnicami, za poenostavljeno in brezpapirno povezovanje računov z nabavami in storitvenimi naročilnicami.

Modul prejete pošte naj bo v celoti podprt z elektronskim dokumentacijskim sistemom in z računovodskim pripoznavanjem prejetih dokumentov. Dokumenti, vezani na nabavo, naj se delegirajo v proces obračuna nabave, kjer se bo izvedla povezava računov na posamezne prevzeme. Vse to naj poteka brezpapirno, na osnovi elektronskega vpogleda v dokumente. Ob tem naj se avtomatično uredijo tudi podatki, potrebni za poročanje državnim organom (CURS / FURS / SURS),