V KAKŠNEM SORODSTVU STA DIGITALIZACIJA IN BREZPAPIRNO POSLOVANJE?

Potreba po digitalizaciji je iz pisanja v medijih izrinila prej popularno pisanje o brezpapirnem poslovanju. Ali to pomeni, da digitalna preobrazba avtomatično uvaja tudi brezpapirno poslovanje? Je sploh možno izvesti celovito digitalizacijo podjetja in imeti obenem še vedno potrebo po fizični obliki dokumentov?  Po mojem mnenju mora imeti digitalno preobraženo podjetje v celoti podprto tudi brezpapirno poslovanje, obenem pa menim, da celovita podpora brezpapirnemu poslovanja še ne pomeni, da je s tem neko podjetje digitalno preobraženo.

Pred leti je bila modna muha brezpapirno poslovanje in z njim povezan arhivski sistem. Pojavljale so se samostojne rešitve, ki so predstavljale vertikale obstoječim ERP sistemom, z napredkom tehnologije in pojavom robotizacije pa se je v ospredje postavilo digitalno preobrazbo podjetij, ki je nujna za robotizacijo. Digitalna preobrazba med drugim izključuje papir kot nosilca internih in eksternih informacij in s tem v ospredje postavlja pametno digitalno sporazumevanje med  informacijskimi sistemi različnih poslovnih subjektov in digitalno komuniciranje med zaposlenimi.

Zaradi robotizacije morajo biti podjetja povezana v digitalne oskrbovalne verige. Na eni strani se pojavljajo kot naročniki, na drugi pa kot ponudniki, kar povzroča potrebe po pametnih e-povezavah med informacijskimi sistemi udeležencev oskrbovalnih verig, le te se samodejno sprožajo in izvajajo . Med njimi potekajo elektronske vsebine, ki imajo vnaprej dogovorjene strukture vsebin in protokole povezovanja.

Če je temu tako, potem imajo ta podjetja povsem drugačne dokumentacijske in arhivske sisteme, kot so se in se še ponujajo na tržišču.

Osnovno načelo digitalizacije naj bi bilo, da so z računalniškimi rešitvami podprti vsi poslovni procesi brez potrebe po fizičnih dokumentih. Z vidika digitalizacije poslovanja nekega podjetja bomo o celoviti preobrazbi lahko govorili šele takrat, ko bodo digitalno preobraženi tudi vsi poslovni partnerji tega podjetja. To pa je proces, ki se odvija že vrsto let in se bo odvijal še nekaj časa, vendar z dosti večjo intenzivnostjo kot se je do sedaj.

Primer uvedbe e-Računa za potrebe javne uprave kaže na to, da ''ena lastovka še ne prinese pomladi'' in da je potrebno ''bika prijeti za roge in ne za rep''.

Mnoga podjetja in proračunski uporabniki so imeli v začetku te uvedbe (nekateri pa še danes) več dela in nič manj papirja, kot so ga imeli pred uvedbo e-Računa. Z zakonom sta bila sicer predpisana vsebina in protokol za izmenjavo e-Računov (žal ne v celoti po evropskem standardu), postavljeno je bilo spletišče UJPnet, namenjeno proračunskim uporabnikom za prejemanje in pošiljaje eRačunov. V zgodbo so se vključile tudi banke, ki so z e-Računi pridobile nov vir zaslužka. Vse to pa na žalost ni bilo dovolj za uvedbo vsesplošnega brezpapirnega poslovanja. Kar nekaj let je moralo preteči, da so strokovni krogi sprejeli kritike okoli uvedbe e-Računa in priznali, da so se stvari lotili na napačnem koncu. Vsaj kar se tiče brezpapirnega poslovanja.

Moram priznati, da smo tudi mi pri razvoju programskih rešitev na samem začetku pokrivali digitalne vsebine le na prejetih in izdanih računih ter zmotno trdili, da zagotavljamo brezpapirno poslovanje. Do neke mere smo ga res, vendar žal ne v celoti. Želja po zagotavljanju celovitega brezpapirnega poslovanja nas je pripeljala do ugotovitve, da je brezpapirno poslovanje nujna posledica digitalizacije procesov in ne obratno.

Ključno je bilo spoznanje, da je potrebno računalniško podpreti vse postopke poslovanja in na vseh mestih omogočiti digitalizacijo dokumentov. Nekatere digitalne vsebine se kot priponke dodajajo dogodkom, nekatere avtomatično nastajajo z dogodki, to pa omogoča samodejno verižno sprožanje poslovnih procesov, kar je eden od ciljev digitalizacije.  Pri digitalnih vsebinah ni dovolj zagotavljanje njihovega nastanka, ampak je potrebno poskrbeti tudi za visoko varnost. Zagotoviti je potrebno interne in eksterne predpise, ki natančno opredeljujejo pravice dostopa do vsebin in določiti pogoje arhiviranja.

Danes lahko trdim, da smo razvili rešitev, ki v veliki meri omogoča digitalizacijo poslovanja in možnost vpeljave pravega brezpapirnega poslovanja. Digitalne vsebine so sestavni del evidentiranja posameznih poslovnih procesov in se dodajajo povsod, kjer je to smiselno. Povsod, kjer so procesi lahko nadgrajeni z izmenjavo e-vsebin (RIP - računalniška izmenjava podatkov), je vključena tudi podpora za tako izmenjavo dokumentov. Poskrbeli smo tudi za najvišjo varnost izmenjave podatkov in popoln nadzor nad dostopom do vseh e-vsebin. Arhiviranje pa se izvaja povsem avtomatično.

V veliko pomoč operativnemu delu so napredne obdelave prejetih RIP izmenjav, ki samodejno opravijo operativne postopke. Taki avtomatizmi pa zahtevajo povsem drug pristop k upravljanju in nadzoru nad procesi. Potrebno  je zagotoviti obveščanje uporabnikov o vseh dogodkih, ki se avtomatično niso izvedli, so pa ključnega pomena za nemoten proces dela. Za ta namen smo izdelali ekspertni sistem za podporo obveščanju uporabnikov. Le ta evidentira opozorila in jih posreduje vsem prijavljenim prejemnikom obvestil. Obvestila posreduje po elektronski pošti, preko mobilne aplikacije IQube, ki je namenjena prodaji in pospeševanju prodaje na terenu ali na namizje uporabnikom informacijskega sistema MINOA. 

Kljub visoki stopnji digitalizacije, ki jo podjetja dosegajo z uporabo našega sistema, pa ne morem govoriti o popolni digitalizaciji, saj je ta odvisna od digitalizacije poslovnih partnerjev, torej od celotne oskrbovalne verige. Ni dovolj, da imajo podjetja v svojem sistemu zagotovljeno digitalno podporo vsem procesom poslovanja, saj vedno obstajajo partnerji, ki ne izdajajo vseh dokumentov v  e-formatih. Predvsem to velja za digitalne oblike ''pomožnih'' dokumentov, kot so naročila, najave dobave, dobavnice, reklamacije, odjave itn., ki jih veliko programskih rešitev, sploh še ne podpira.

Počasi se vse več velikih podjetij in posameznih akterjev svetovnega gospodarstva vse bolj zaveda, da je treba digitalno preobraziti tudi vse svoje dobavitelje in kupce.

Prihaja čas, ko bodo digitalizirana podjetja zahtevala popolno digitalno izmenjavo in povezavo s svojimi partnerji in šele takrat bomo lahko govorili o popolni digitalizaciji podjetij, s tem pa tudi o pravem brezpapirnem poslovanju.