ALI POZNATE GLAVNE PASTI DIGITALIZACIJE NABAVNEGA PROCESA?

Danes je zelo moderno govoriti o digitalizaciji. V izogib nejasnosti, o čem bom pisal, bom najprej predstavil svoje razumevanje digitalizacije nabavnega procesa.

Pod digitalizacijo razumem računalniško podporo standardnim nabavnim procesom in računalniško izmenjavo podatkov z dobavitelji ter brezpapirno poslovanje. Vodilo vsem obdelavam bi moralo biti zmanjševanje operativnega dela z obdelavami, ki bi tekle povsem samodejno in imele vgrajena ekspertna znanja.

V preteklih blogih smo videli, da običajno delimo nabavni proces na:

·         Ugotavljanje  potreb za naročanje,

·         Izdelavo in pošiljanje naročila dobavitelju,

·         Potrditev naročila s strani dobavitelja,

·         Sprejem dobaviteljeve najave dobave, s strani dobavitelja,

·         Količinski prevzem v skladišče,

·         Kakovostni prevzem,

·         Finančno kontrolo dobave s kalkulacijo nabave,

·         Reklamacije,

·         Povezavo prejetih računov in obračunov s kalkulacijo nabave.

Da bi lahko prišli do želene digitalizacije, morajo biti vsi ti procesi računalniško podprti in imeti podporo elektronskega arhiviranja dokumentov.

Alfa in omega vsake digitalizacije so urejeni osnovni matični podatki, od katerih so odvisne vse računalniške podpore procesom poslovanja. Osredotočil se bom samo na nekatere od njih, ki so po mojem mnenju ključni.

Ključni matični podatki morajo slediti posebnim zahtevam za potrebe nabave, prodaje, logistike, proizvodnje, internemu in eksternemu poročanju. Izpostavil bom samo nekatere od njih.

Za matične podatkov artiklov (izdelkov, polizdelkov, materialov, surovin, storitev), so pomembni naslednji podatki:

·         Enolično mednarodno identifikacijsko kodo GTIN,  kodo. Brez te kode ne morete:

o   Prodajati artiklov veletrgovcem in maloprodaji

o   Imeti podprte logistike skladiščenja z mobilnimi napravami

·         Podatek o neto in bruto teže artiklov. Brez teh podatkov se ne da izračunati in avtomatično pripraviti:

o   Vrednosti za potrebe logistike (uskladiščenje, pripravo odprem, skladiščna manipulacija, …)

o   Podatkov za potrebe statističnega poročanja državnim organom (carina, okoljske dajatve, statistika)

·         Podatek o možnih oblikah pakiranja in za vsako pakiranje podatek o GTIN kodi, številu osnovnih enot v pakiranju ter dimenzijah (osnovno, komercialno, transportno, paleta, palbox, kontejner) Brez teh podatkov je oteženo delo:

o   V logistiki skladiščenja z mobilnimi napravami,  

o   Priprava ocene izračuna odprem in dobav …

·         Podatek o uporabi metode izračuna potreb za naročanje in zapis vrednosti za le te (po signalnih zalogah, minimalni zalogi, planu, optimalno pod minimalno, ročno naročanje). Ti podatki so osnova za:

o   Izračun potrebnih količin za naročanje

o   Zapis izračunanih vrednosti iz preteklih porab (prodaj) in/ali planiranih porab (prodaj)

·         Razvrščanje v različne interne in eksterne  klasifikacije (carinska nomenklatura, blagovne skupine, …). Brez teh podatkov ni možno avtomatizirati izdelavo carinskih uvozno izvoznih dokumentov, INTRASTAT poročanja, statističnih poročil, internih obdelav in poročil, …

·         Možnost vnosa prevodov nazivov artiklov v tuje jezike. Brez teh podatkov ni možno zagotavljati izdelave izhodnih dokumentov v tujih jezikih

Pomembni matični podatki za podporo procesu nabave so tudi podatki o dobaviteljih in artiklih, ki nam ji dobavlja. V kolikor želimo avtomatizirati izmenjavo podatkov, moramo vedeti kaj nam dobavlja, po kateri ceni, pod kakšnimi pogoji itn. Te podatke dostikrat uvrščamo in prepuščamo tako imenovanemu CRM-ju, vendar jih imam osebno za dopolnilne podatke dobaviteljev.

Po meni, so med bolj pomembni dopolnilnimi podatki dobavitelja:

·         Način plačila, pogoji dobave, vrsta transporta, pogodbe, dogovorjeno število dni plačila, pogodbeni popust, lestvica kasaskonta, morebitne finančne omejitve,  standardne klavzule, ki naj se izpisujejo na naročilih, opredelitve elektronske izmenjave podatkov,  kontaktni podatki itn. Brez teh podatkov ni možno racionalizirati in avtomatizirati postopkov naročanja.

·         Drugi sklop je vezan na artikle, ki nam jih dobavlja. Pomembni podatki vezani na artikle so:

o   Dobaviteljeva oznaka artikla, stopnja in rang kakovosti, dobaviteljeva oznaka enote mere, pretvornik med dobaviteljevo in našo enoto mere, podatek o pakiranju, dovoljen odstotek odstopanja, število dni dobave, optimalna in maksimalna količina nabave, zahtevana država porekla, tekst za morebitne zahtevane pogoje nabave,…

o   Drugi pomembni podatek o artiklih je zapis dobaviteljevih nabavnih cen.

Vsi ti podatki so pomembni za pripravo naročil. Samo na osnovi takih podatkov, bo računalnik lahko avtomatično pripravil naročila in jih opremil z vsemi podatki, brez nepotrebnega operativnega dela nabavnikov. Nabavno naročilo bo tako opremljeno z dobaviteljevo in našo oznako, optimalnimi količinami, po potrebi preračunanimi na dobaviteljevo enoto mere, pravimi cenami in podatki o nabavnih zahtevah (poreklo, deklaracija, navodili za kakovost itn.). Samo naročilo z jasno in nedvoumno vsebino je osnova za avtomatizacijo in digitalizacijo procesov nabave.

Drugič pa vam bom povedal kaj več o tem, kako je naročilo povezano s količinskim, kakovostnim in finančnim prevzemom.