SO OČITKI NA RAČUN NABAVE VEDNO UPRAVIČENI?

V predhodnem blogu sem se dotaknil osnovnih matičnih podatkov, ki vplivajo na nabavo, danes pa je moja tema druga stopnja nabavnega procesa, UGOTAVLJANJE POTREB ZA NABAVO. Čeprav bi bilo morda logično, da se najprej posvetimo prvi stopnji, iskanju ustreznih dobaviteljev. Ta del je vsekakor zelo pomemben, vendar se ga bom lotil kdaj drugič, bolj iz vidika preverjanja obstoječih dobaviteljev ter zmanjševanja rizikov.

Ugotavljanje pravilnih potreb za nabavo je dokaj kompleksen izračun, katerega nepravilnosti se odražajo v  kopičenju zalog,  proizvodnih zastojih in zamujenih prodajnih priložnostih. V primeru kopičenja zalog ali proizvodnih zastojev in zamujenih prodajnih priložnosti se običajno kaže na nabavo. Moje vprašanje pa je: ali so očitki na račun nabave upravičeni ali je to kolektivna krivica?

Na prvi pogled se zdi, da je za neskladja res kriva nabava, vendar se s poglobljeno analizo procesa  nabave, predvsem procesa priprave potreb za naročanje, pojavi dvom o enostranski krivdi.

Potrebe za naročanje vedno izhajajo iz prodaje, pa naj gre za prodajo trgovskega blaga ali lastnih izdelkov. Pri prodaji lastnih izdelkov je razlika le ta, da v tem primeru proizvodnja prejme informacijo o prodaji, na osnovi katere razpiše proizvodnjo in posredno sproži zahtevo po nabavi materialov in surovin.

Prodaja naj bi bila seznanjena z zalogami, pogoji nabave in produkcije, ki pa jih mora pri prodajnih aktivnostih tudi upoštevati. Kadar gre za večje posle je smiselno, da v proces pogajanja vključi tudi nabavo, proizvodnjo in finance. Nabava in proizvodnja morata odgovoriti na vprašanja o pogojih dobave (rokih, količinah, cenah, kakovosti, poreklu),  finance pa morajo sodelovati pri oceni financiranja takih poslov.

Kupci v produkcijskih oskrbovalnih verigah težijo k vitki oskrbovalni verigi, ki jim bo zagotovila stalno optimalno oskrbo proizvodnega procesa. Že dolgo je znano, da proizvajalci težijo  k ''Just-in- time'' (JIT)' oskrbi svoje proizvodnje. V zadnjem času, pa se za določene materiale, vse bolj uveljavljajo ''pametne omare (vending machine), ki spreminjajo  procese oskrbe in modele nabave. Taka ''pametna omara'' evidentira vsa zalaganja in porabe artiklov ter vse spremembe sporoča dobavitelju v elektronski obliki.  Naloga dobavitelja je, da dnevno spremlja in skrbi za nemoteno oskrbo proizvodnega procesa svojega kupca. Običajno so tako pametne omare kot artikli v njih, last dobavitelja.

Ves ta napredek v oskrbi se na koncu najbolj odraža v nabavi, ki mora slediti temu napredku in skrbeti za svojo vitko oskrbovalno verigo. Poskrbeti mora za prave dobavitelje, izvajati nadzor nad nabavnimi procesi, skrbeti za optimalne zaloge, ki bodo zagotavljale nemoteno oskrbo lastne proizvodnje in kupcev. Po mojem mnenju je nemogoče zagotavljati ''Just-in- time'' (JIT)' oskrbo in oskrbo preko pametnih omar brez lastnih zalog.

Pomemben postopek, nad katerim bdi nabava, je izračun optimalnih količin za naročanje. Kot smo videli, so le te odvisne od samih potreb, ki nastanejo v proizvodnji in prodaji. Proizvodnja ima zahteve po nabavi materialov in surovin za potrebe svoje produkcije,  prodaja pa zahteve po trgovskem blagu.

Za potrebe naročanja smo se že v preteklosti zatekali k planu prodaje in proizvodnje, na osnovi katerih smo planirali in izvajali nabavo. V digitalnem času ni nič drugače, metodologija je še vedno ista, razlika je le v tem, da sedaj lahko analiziramo večje količine podatkov in jih hitro ter brez truda pripravimo.

Še vedno velja, da se potrebe za naročanje materialov in surovinah, oblikujejo na osnovi plana proizvodnje, le ta pa na osnovi plana prodaje gotovih izdelkov. Potrebe za naročanje trgovskega blaga pa naj bi se oblikovale na osnovi plana prodaje.

Velja tudi, da vseh artiklov ne nabavljamo na enak način in da se poslužujemo standardih metod za naročanje (naročanje po signalnih zalogah, minimalnih zalogah, planu, optimalnim pod minimalnim, ročnemu naročanju), ki pa se lahko periodično avtomatično preverjajo in korigirajo.

Izdelava planov in opredelitev metode za naročanje je prva faza integriranega postopka za ugotavljanje potreb.  

Planirane količine še niso prave potrebe za naročanje. Te količine se morajo korigirati s stanjem zalog, odprtimi prodajnimi in nabavnimi naročili, razpisano proizvodnjo in metodami za naročanje, opredeljene na artiklih.

Dobljeni rezultat potreb za naročanje je potrebno še opremiti s podatki o željenih datumih dobave, izbiro dobavitelja, preračunati nabavne količine na, za dobavitelja sprejemljive količine, ob upoštevanju morebitnih količinskih popustov.  

Šele tako pripravljeni podatki so osnova za pripravo in pošiljanje naročil.

Danes od kakovostnega informacijskega sistema pričakujemo, da bo na osnovi preteklih podatkov izračunal plan prodaje z upoštevanjem sezonskih vplivov in korekcijskih faktorjev rasti. Izračunale in posodabljale naj bi se tudi vse količine, ki jih uporabljajo metode za naročanje, zapisane na artiklih, program za izračun potreb naročanja pa naj bi omogočal dnevno preverjanje potreb in računalniško pripravo nabavnih naročil.

Samo vprašanje časa je, kdaj se bo z urejenimi matičnimi podatki in pametno elektronsko izmenjavo podatkov z dobavitelji, celoten postopek izračuna in naročanja odvijal brez posredovanja nabavnega referenta. 

Postavlja se vprašanje, kdo je pri taki napredni računalniški podpori kriv za kopičenje zalog, neizdobave in zastoje v proizvodnji, ki so nastale zaradi pomankanja materiala?

Govorimo lahko o kolektivni odgovornosti, v katero so vključeni vsi akterji digitalizacije poslovanja podjetja.