JE LOČITEV OD PARTNERJA RES MANJ BOLEČA OD MENJAVE INFORMACIJSKEGA SISTEMA? (1. del)

Ko sem nedavno direktorju in lastniku nekega uspešnega podjetja razlagal, s čim se v našem podjetju ukvarjamo, je dejal: ''Rajši se ločim od svoje žene, kot da bi ponovno zamenjal informacijski sistem!!'' In še pomemben podatek: gospod je to izjavil popolnoma suvereno in ob prisotnosti svoje žene. 

Smeh je zamenjal mojo zadrego, vendar so mi te besede dale misliti. Zelo misliti.

Kaj pomeni zahteva po digitalni izmenjavi prodajnih podatkov s kupci?

Kadar podjetje prejme zahtevo od svojega kupca po digitalni izmenjavi prodajnih dokumentov (naročilo, potrditev naročila, najava odpreme, račun) in v svojem informacijskem sistemu nima podpore za takšno izmenjavo,  se znajde pred dilemo kaj storiti. Sploh ni nujno, da potrebuje novo informacijsko rešitev, v kolikor kupec ponuja alternativo, oziroma to alternativo ponuja posrednik izmenjave digitalnih podatkov in obseg poslovanja ne presega kritične meje, ko lahko postopke obvladuje ročno.

Zahteva po digitalni izmenjavi prodajnih dokumentov (naročilo, potrditev naročila, najava dobave, elektronska dobavnica, elektronski račun), ni nič novega. Večji kupci so celo finančno kaznovali dobavitelje, ki niso pristopili k elektronski izmenjavi prodajnih dokumentov, pa kljub temu nekatera  podjetja tudi v preteklosti niso zamenjevala ali nadgrajevala informacijskih sistemov.  Vse te izmenjave lahko potekajo po vnaprej dogovorjenih standardnih protokolih in so podprte tudi z možnostmi ročnega vnosa na spletnih portalih ponudnikov storitve izmenjave podatkov. Take rešitve so v večini primerih tudi brezplačne.

Dokler neko podjetje lahko ročno obvladuje prejete zahteve svojih partnerjev (kupcev in dobaviteljev), se podjetju praviloma ni potrebno odločiti za nadgradnjo ali celo nakup novega informacijskega sistema. 

Zamenjava informacijskega sistema zahteva denar in napor,  pa tudi nejevoljo zaposlenih, zato je zelo težko sprejeti odločitev za tako investicijo in jo sprejeti kot naložbo v prihodnost.

Kje je meja, ko je za podjejte smiselno, da se odloči za naložbo v informatiko?

Prve znake o potrebi za nadgradnjo ali menjavo informacijskega sistema ugotovi podjetje, ko:

  • ne opravi vsega dela v rednem delovnem času,

  • se poveča število odpremnih reklamacij,

  • pride do zamujanja pri odpremah,

  • stanje zalog ne odgovarja dejanskemu stanju,

  • skladiščni manki presežejo normalne okvirje,

  • izostane prodaja zaradi neskladnosti v nabavi,

  • ni več možno ročno zagotavljati vseh evidenc, povezanih s sledljivostjo izdelkov,

  • beležimo povečanje odpisa blaga zaradi pretečenega roka uporabe,

  • se poveča plačilna nedisciplina,

  • se pojavi potreba po komercialnem in finančnem nadzoru prodaje,

  • nastane težava pri prenosu znanja in podatkov na novo zaposlene,

  • se povečajo zahteve po digitalni izmenjavi podatkov s kupci in dobavitelji,

  • ugotovite, da proizvodnja dirigira prodajo,…

Kadar se v podjetju pojavi več takih ugotovitev in jih z enostavno reorganizacijo dela in uporabe obstoječega informacijskega sistema ne more odpraviti, je napočil čas, ko mora pričeti razmišljati o naložbi v  informacijski sistem.