TO ZA MALA PODJETJA NE VELJA (2. del)

TO ZA MALA PODJETJA NE VELJA (2. del)

V prejšnjem delu razmišljanja sem pisal o problematiki digitalizacije v malih in mikro podjetjih (lahko ga preberete tukaj: http://www.minoa.si/new-blog/2018/9/13/to-za-mala-podjetja-ne-velja-1-del)

Tokrat pa pišem o rešitvi tega problema in odgovor je še vedno isti: ''Rešitev je v strokovni pomoči.''

Digitalna preobrazba podjejta predstavlja vpeljavo informacijsko komunikacijske tehnologije, ki sloni na digitalizaciji vseh poslovnih procesov podjetja. To pomeni, da bo le ta lahko dosežena samo ob napredni informacijski podpori. Vsaka uvedba informacijske podpore  procesom poslovanja za sabo potegne tudi organizacijske spremembe v podjetju in zahteva določena uporabniška predznanja. Digitalno preobraženo podjetje mora zaradi tehnološkega in družbenega razvoja, stalno slediti spremembam in posledično nadgrajevati svojo digitalno podporo procesom poslovanja.

Za izvedbo digitalne preobrazbe je potrebno pridobiti znanja iz različnih področij poslovanja in pridobiti informacijsko rešitev za digitalno podporo procesom. Znanja lahko posredujejo le strokovnjaki z različnimi znanji, ki morajo v končni fazi tudi stati za implementirano informacijsko podporo digitalni preobrazbi podjetja. Aktivirati vse te strokovnjake v mikro in malih podjetij na način, kot jih aktivirajo srednje velika in velika podjetja, je ''misija nemogoče'', tako finančno kot fizično.

Res je, da obstajajo strokovna izobraževanja za različna področja poslovanja,  vendar po mojem mnenju to niso nosilci digitalne preobrazbe podjetij. Izobraževanja obravnavajo neko problematiko splošno in ne obravnavajo individualnih primerov.

So koristna in potrebna, saj dajejo smernice za uporabo metod reševanja individualnih problemov podjetij, obstaja pa še druga, slabša plat. To je udeležba na takšnih izobraževanjih, ki zaradi logistike predstavljajo celodnevne izostanke zaposlenih.

V mikro in malih podjetjih vsak zaposlenec opravlja več nalog in izostanek enega zaposlenca predstavlja 10 (ali več) odstotni izpad delovne sile, kar pa lahko že ogroža delovne procese v podjetju.

Vsako podjetje ima svoje posebnosti, ki izhajajo iz dejavnosti in zahtev kupcev. Ni vseeno, s kakšno dejavnostjo se podjetje ukvarja, kdo so njegovi kupci in kdo dobavitelji. Pomembno je tudi, kaj njihovi kupci pričakujejo na področju vključevanja v informacijsko logistično verigo. Pomembno je, katere podatke mora podjetje pridobivati od svojih dobaviteljev in katere podatke mora zagotavljati o svojih produktih in blagu ter jih posredovati svojim kupcem. Teh dejavnikov je še veliko več in jih ne bom našteval na tem mestu, vsi pa kažejo na to, da je potreben individualen pristop k izvedbi digitalne transformacije podjetja.

Zato tudi menim, da je za lažjo in hitrejšo izvedbo digitalne preobrazbe bolj primerno individualno svetovanje, kot pa udeležba na raznih strokovnih seminarjih in predavanjih na to temo, vendar pa bi le to moralo biti organizirano drugače, kot za srednja in velika podjetja.

Po mojem mnenju bi se morala takšna svetovalna dejavnost specializirati posebej za njihove potrebe, jih obravnavati povsem individualno in tesno sodelovati z zaposlenci v takih podjetjih.

Takšna svetovalna podjetja bi morala delovati na povsem drugačnih organizacijskih zasnovah in sicer tako, da bi bili pod okriljem enega podjetja, združeni vsi akterji, potrebni za izvedbo digitalne preobrazbe mikro in malih podjetij in jim tudi po sami uvedbi digitalne preobrazbe stalno stati ob strani in nuditi dnevno pomoč pri poslovanju. Vključevati bi moralo tudi informacijsko podporo, tako vsebinsko, kot tehnično.

Podjetja bi tako lahko koristila storitve takšnega svetovalnega podjetja (grozda), skozi celotno obdobje svojega poslovanja in ne le v začetni, postavitveni fazi digitalne preobrazbe. Pogodbeni odnos bi moral sloneti na mesečnem pavšalu, ki bi vključeval zakup svetovalnih ur, uporabe informacijske podpore in operativne pomoči uporabnikom.

Tak način je že dolgo v rabi pri odvetniških storitvah, davčnem svetovanju in računovodskih servisih, ki pa imajo oprijemljivejša izhodišča za tako sodelovanje.

V podporo, za tak način sodelovanja, bi jim morala biti tudi srednja in velika podjetja, ki nujno potrebujejo vključitev svojih dobaviteljev v digitalno oskrbovalno verigo, saj brez tega ne bodo mogla izpeljati svoje digitalne preobrazbe.

Prav tako pa bi bilo smiselno, da bi tudi država in EU preko razpisov prisluhnila problematiki digitalne preobrazbe mikro in malih podjetij.

 

Read More

TO ZA MALA PODJETJA NE VELJA! (1. del)

TO ZA MALA PODJETJA NE VELJA!  (1. del)

Vedno znova, ko berem o pomenu strateške iniciative Industrija 4.0 in potrebi po digitalini preobrazbi podjetij, se sprašujem, zakaj so vedno kot vzor izpostavljena samo velika in srednje velika podjetja? Zakaj nihče ne piše o mikro in malih podjetjih, ki predstavljajo 95 % delež vseh slovenskih aktivnih podjetij???

Ali za njih morda zahteva po digitalni preobrazbi ne velja, ali se tega preprosto ne zavedajo, ali pa takih vzornih podjetij v našem okolju sploh še ni?

Morda pa je razlog kje druge. V ekonomski moči, usposobljenosti svetovalcev za individualno svetovanje malim in mikro podjetjem, ustrezni strokovni literaturi, ali pa na to vpliva vse našteto?

Dejstvo je, da se za mnoga od teh podjetij pričakuje, da se bodo digitalno preobrazila skladno z nacionalno iniciativo S4, ki med drugim vključuje tudi evropsko iniciativo Industrije 4.0.  

Vsem, ki smo se leta ukvarjali s problematiko optimizacije poslovnih  procesov v velikih in srednje velikih podjetij, nam je teorija izvedbe digitalne preobrazbe za taka podjetja povsem jasna in razumljiva.

Vendar takoj, ko svoje znanje in izkušnje postavim v okolje malih in mikro podjetij, digitalizacija teh podjetij ni več tako jasna in razumljiva, kot se zdi na prvi pogled.

Mikro in mala podjetja se srečujejo z istimi poslovnimi procesi, kot velika, le da v manjšem obsegu. Ta podjetja žal nimajo resursov, s katerimi razpolagajo velika in srednje velika podjetja, tako na področju človeških in finančnih virov. Ta podjetja si težko privoščijo zunanje svetovalce, ki bodo daljše obdobje izvajali aktivnosti, povezane z reorganizacijo poslovanja, z namenom digitalne preobrazbe podjetja. Po drugi strani pa klasično projektno delo, ki ga digitalna preobrazba predvideva, izpade malodane smešno, saj bi velikokrat projektni tim vključeval  vse zaposlene v podjetju. Tudi implementacija posameznih svetovno znanih metod za doseganje vitkega poslovanja, večje kakovosti, učinkovitega reševanja neskladij, gradnje medsebojnih odnosov itn., je največkrat neizvedljiva, ker so te metode nastale in bile napisane za velika podjetja z raznoliko organizacijsko strukturo, z večjim številom zaposlenih.

Zdi se, da ni rešitve za izvedbo digitalne preobrazbe mikro in malih podjetij, vendar se bo ta glede na pričakovanja velikih podjetij, kljub temu morala zgoditi.

Nekje sem zasledil zanimivo definicijo, povezano z digitalizacijo podjetja:

Pametna digitalizacija podjetja predstavlja vpeljavo informacijsko-komunikacijske tehnologije, ki je podlaga za združitev vseh procesov, ki tečejo v podjetjih, na en skupni imenovalec.

V tej definiciji je, po mojem mnenju, najpomembnejši tisti del, ki govori o »združitvi vseh procesov, ki tečejo v podjetjih«. Ne vem ali je avtor to mislil tako, kot sam razumem, da digitalizacija ni namenjena samo podjetju samemu, ampak združevanju poslovnih procesov tudi na globalnem nivoju vseh udeležencev proizvodne verige, preko digitalne oskrbovalne verige, kamor spadajo tudi mikro in mala podjetja.

In kje je rešitev?

(več drugem delu, naslednji četrtek)

Read More

KAKO VIDIM EKSPERTNE POSLOVNE SISTEME PRIHODNOSTI?

KAKO VIDIM EKSPERTNE POSLOVNE SISTEME PRIHODNOSTI?

Po mojem mišljenju je v današnjem času za popolno digitalno transformacija podjetja nujno potrebna vključitev dobaviteljev v enovito oskrbovalno informacijsko verigo.  Menim, da  bodo samo »Ekspertni poslovni sistemi«  kos zahtevam po izmenjavi kompleksnih podatkov v realnem času.

Po definiciji je nek program eksperten takrat, ko vsebuje znanje strokovnjaka (eksperta) za določeno področje in mora imeti sposobnost samostojnega reševanja določenega problema.

Kadar govorimo o poslovnem ekspertnem programu, mora ta izpolnjevati vse naštete pogoje, le da se vsebine nanašajo na poslovno okolje. O ekspertnem sistemu pa lahko govorimo, kadar je v procese vključenih več takih ekspertnih programov.

Danes poznamo kar nekaj ekspertnih programov, ki so vključeni v informacijske sisteme in rešujejo določene zahtevne procese. Taki ekspertni programi se pojavljajo v procesu planiranja in terminiranja proizvodnje,  izračunih materialnih potreb, v metodah za pospeševanje prodaje, v logistiki itn. Vsi ti sistemi delujejo znotraj informacijskega sistema podjetja in koristijo podatke, dosegljive v samem informacijskem sistemu, izjemoma pa dostopajo do podatkov na spletu. 

Digitalna transformacija prinaša nove izzive, saj se pojavljajo nove tehnologije, vključno z robotizacijo, umetno inteligenco, IOT (Internet Of Things), IIoT (Industrial Internet of Things) in podobnim, kar predvideva interaktivno medsebojno povezavo različnih tehnologij in naprav preko spleta.

Digitalna transformacija predvideva smiselno, globalno povezovanje digitalnih zapisov dogodkov, nastalih v različnih procesih poslovanja podjetij.  Vsi ti podatki bodo zapisani v podatkovnih skladiščih, ki se bodo nahajali na različnih elektronskih naslovih. Sistemi bodo morali beležiti mnogo več podrobnih podatkov, nastalih v procesih poslovanja in jih urediti ter obenem omogočiti medsebojno izmenjavo.

Postavlja se vprašanje, kako bodo delovali ekspertni informacijski sistemi v globalnem digitalnem okolju in katera so tista področja, za katera se pričakuje, da brez ekspertnih sistemov ne bodo mogla izvesti uspešne digitalne transformacije?

Po mojem mnenju so oskrbovalne verige eno od področij, ki se brez ekspertnih rešitev ne bo moglo digitalizirati.

Digitalizacija oskrbovalnih verig bo omogočila izvedbo digitalne preobrazbe podjetij in posledično tudi vitke organizacije. Osnovni namen digitalizacije oskrbovalnih verig je sprotno sporočanje zahtev po dobavah in posredovanje povratnih informacij, vezanih na naročila in dobavo.

Težko si predstavljam, da bi robotizirana tovarna, ki je odvisna od  zunanjih dobaviteljev, lahko delovala brez lastnih zalog in vključenosti dobaviteljev v svojo oskrbovalno informacijsko verigo.

Danes se od dobaviteljev zahteva oskrbo z določenimi materiali direktno na priročna proizvodna skladišča. Obstajajo pametne skladiščne omare, ki  beležijo zalaganje in odvzem materiala, pridobljene podatke pa direktno pošiljajo v zaledne sisteme, od koder gredo po elektronski poti do dobaviteljev. Pri vitkih proizvodnjah je eno od načel doseganje vitkosti, zmanjševanje zalog materiala in surovin, kar posledično pomeni visoko stopnjo digitalizacije dobaviteljev.

Vsa proizvodna in veletrgovska podjetja se na eni strani pojavljajo kot kupci in na drugi kot dobavitelji, zato vsi vstopajo v oskrbovalne informacijska verige dvosmerno, tako na strani nabave, kot dobave.

Zaradi vseh teh značilnosti se pojavljajo zahteve po komunikacijskih vozliščih in ekspertnih sistemih, ki bodo omogočali delovanje digitalnih oskrbovalnih verig.

Že danes podatke digitalno izmenjujemo med kupci in dobavitelji. Te izmenjave so  standardizirane in predpisane z  mednarodnim UN / EDIFACT standardom že od leta 1986, v zadnjem času pa se vse bolj uveljavlja XML standardni jezik, ki spreminja mnogo aspektov računalništva, še posebej na področju komuniciranja aplikacij in strežnikov. Uporabljajo se za digitalni prenos nabavno prodajnih naročil, potrditev naročila, najavo dobave, dobavnic in računov.

Z razvojem digitalne preobrazbe se  bodo pojavile še dodatne zahteve po informacijah, ki jih bodo morali zagotavljati tako kupci, kot dobavitelji. Te zahteve bodo prihajale od ekspertnih programov, ki bodo potrebovali vse več podrobnih podatkov, povezanih z dobavo (razpoložljive količine, čas dobave, stanje naročila, stanje dostave, …), da bodo lahko preračunavali in procesirali nadaljnje korake. Pričakuje se, da bodo vsi podatki na voljo v realnem času. 

Read More

SE JE NAPOVED IZ LETA 2014 IZPOLNILA?

SE JE NAPOVED IZ LETA 2014 IZPOLNILA?

Konec leta 2014 je britanski ''The Economist'' objavil članek o digitalizaciji in robotizaciji družbe in poslovnih subjektov. Zaradi naprednih tehnologij, naj bi se v naslednjih letih nekateri poklici znašli pod velikim pritiskom. Presenetila me je napoved, da se bodo med ogroženi poklici znašli tudi računovodje, revizorji in pravniki. Po drugi strani pa naj bi se zaradi digitalizacije in robotizacije  dvignila produktivnost v storitvenem sektorju, kamor lahko uvrščamo tudi posamezna režijska dela v podjetjih.

Po štirih letih od napovedi se zdi, da v našem okolju tehnologija še ni izpolnila svoje obljube, saj pri nas omenjena delovna mesta zaenkrat še niso ogrožena, prav tako pa še ni zaznati večje produktivnosti storitvenega sektorja. Se pa veliko govori in piše o digitalni transformaciji, ki jo bodo morala izpeljati  vsa podjetja in javna uprava.

Zastavlja se mi vprašanje, kako naj bi bila zaradi digitalizacije ogrožena delovna mesta računovodij in revizorjev?

Kot pravi Branko Radmilovič: »Sedim v močvirju in razmišljam.«

V Sloveniji je od vseh aktivnih gospodarskih podjetij kar 95 % mikro in malih podjetij. Podobna slika je tudi v drugih državah EU. Za mala in mikro podjetja velja, da se pri svojem poslovanju srečujejo z vsemi postopki in zahtevami, ki jih imajo velika podjetja, le v manjšem obsegu. Veliko mikro in malih podjetij je vključeno v oskrbovalne verige drugih srednje velikih in velikih podjetij. Ta podjetja pričakujejo, da se bodo mikro in mala podjetja integrirala v enovito oskrbovalno informacijsko verigo. Srednje velika in velika podjetja ne morejo izpeljati digitalne transformacije brez vključitve svojih dobaviteljev in podizvajalcev v  informacijsko verigo. Te zahteve silijo tudi mala in mikro podjetja v digitalno transformacijo. Pričakovanje naprednih informacijskih rešitev, ki jih uporabljajo, ali pa to načrtujejo njihovi kupci (velika podjetja), slonijo na dejstvu, da izmenjava podatkov poteka v realnem času, povsem avtomatično, brez človeških virov.  V določenih panogah pa so izpostavljene še dodatne ostrejše zahteve glede kakovosti podatkov (sledljivost, poreklo in standard, rok uporabe, …).

Mala in mikro podjetja za vodenje svojega poslovanja običajno uporabljajo rešitve, ki so prvotno namenjene poenostavljenemu spremljanju poslovanja in so bolj računovodsko kot upravljalsko usmerjene. Podjetja, ki bodo želela ostati dobavitelji velikim podjetjem, bodo morala razpolagati z ustrezno programsko podporo, ki jim bo omogočala digitalno povezovanje v informacijsko verigo, tako s kupci, kot z dobavitelji. Digitalno bodo morala spremljati svoje poslovanje in posledično obvladovati bistveno večje število podatkov.

Vpeljati bodo morala napredne informacijske rešitve, ki bodo omogočale tudi dvig produktivnosti režijskim delavcem. Med režijske delavce lahko štejemo tudi delavce v računovodskih servisih, ki delajo za večino mikro in malih podjetij.

Taki napredni informacijski sistemi so bili v preteklosti zaradi obširnosti in višjega cenovnega ranga dostopni le srednjim in velikim podjetjem.  Digitalizacija pa je (ali še bo), prinesla tudi nove rešitve, ki ustrezajo mikro in malim podjetjem in jim tako omogočila digitalno transformacijo.

Zastavlja se vprašanje, katere bistvene vsebine bi morale biti omogočene v informacijski rešitvi za mikro in mala podjetja, da bi zadovoljevale zahtevam vstopa v informacijsko verigo in istočasno dvig produktivnosti režijskih delavcev?

Z informacijsko rešitvijo bi morali biti podprti vsi poslovni procesi v podjetju tako na strani nabave, prodaje, logistike, financ in računovodstva, v primeru proizvodnje, pa seveda tudi tam.

Celotna podpora bi morala slediti načelu kompleksnosti in enostavne uporabe. Vključevati bi morala avtomatizme na področju elektronske izmenjave podatkov in obdelave elektronskih dokumentov. Morala bi imeti napredne algoritme za izračun potreb za naročanje in izračun potreb za proizvodnjo ter močno podporo oblikovanju in implementaciji prodajno nabavnih pogojev, ki bi  omogočali avtomatiziranje procesov pri elektronskem poslovanju s kupci in dobavitelji.

Brezpapirno poslovanje bi moralo zajemati vse dele poslovanja, ne le prejetih in izdanih računov, ampak bi moralo omogočati hrambo in dostop do elektronskih vsebin na vseh področjih poslovanja (naročanje, skladiščenje, proizvodnja, kadrovska evidenca, obračun plač, finance,…), vpogled v elektronske dokumente, pa bi moral biti omogočen na vseh nivojih obdelave in pregledov, kjer se le ti pojavljajo.

Za potrebe nadzora in obveščanja bi moral sistem imeti generator obvestil, ki bi avtomatično generiral opomnike in jih v elektronski obliki pošiljal prijaviteljem na obvestila. Obvestilnik bi moral  zaznati neskladja, ugotovljena ob avtomatični obdelavi elektronskih dokumentov, sprožati obvestila za vnaprej najavljene dogodke (prevzem artiklov na skladišče, prejeto avansno plačilo, dogodke povezane z vzdrževanjem,…)

Vsebinsko pripoznavanje elektronskih dokumentov bi moralo biti dovolj enostavno, da bi ga lahko izvajali tako nabava kot prodaja, ob tem pa bi moralo zadoščati tudi potrebam računovodskega knjiženja dokumentov. Kontiranje dokumentov bi moralo biti avtomatično, brez vsakokratnega  kontiranja posameznih dokumentov. Priprava carinskih, davčnih in statističnih poročil, pa bi morala biti posledica rednega komercialno-vsebinskega pripoznavanja dokumentov.

Dokumentacijski sistem, napredno vsebinsko pripoznavanje dokumentov s strani delavcev podjetja, obvestilni in napredni vpogledi, bi računovodskemu servisu omogočali izvajanje računovodenja na daljavo. Med računovodskim servisom in podjetjem ne bi bilo potrebne nobene izmenjave podatkov, saj  bi računovodski servis dostopal do informacijskega sistema podjetja in ne obratno. Operativno delo računovodskega servisa bi se bistveno skrčilo, ob istočasni povečani ažurnosti in obsegu podatkov. Izostalo bi klasično računovodsko delo, kot so kontiranje dokumentov, priprava podatkov za davčne evidence, carinska poročanja, ročna knjiženja itn.

Zaradi takšne sodobne informacijske podpore bi se obseg dela računovodskih servisov zmanjšal in preusmeril na pomoč, nadzor in kontrolo izvajanja postopkov, prav tako pa bi lahko računovodski servis obdeloval več podjetij po celi Sloveniji ne glede na lokacijo naročnika.

Taka informacijska podpora poslovanju podjetij posledično pomeni, da se bistveno zmanjša potreba po knjigovodskem kadru in trditev, da bo ta poklic na udaru, tudi drži.

Read More