ALI LAHKO DOBRO PRODAJATE, ČE NISTE DOBRO NABAVILI?

Pravijo, da nas je vedno strah neznanega. To velja tudi za digitalizacijo poslovnih procesov, ki običajno za sabo potegne zamenjavo ali vsaj prenovo informacijskega sistema.

V predhodnem blogu sem obljubil, da vam bom s pomočjo grafične in slikovne predstavitve procesov poslovanja opisal njihove bistvene značilnosti.

Pa začnimo s procesom nabave, za katerega se ponavadi zdi, da nima posebne teže, vendar je po mojih izkušnjah ključen za uspešno poslovanje podjetja.

Iz diagrama nabave lahko vidimo, da se nabavni proces prepleta s procesom prodaje, proizvodnje, servisnimi dejavnostmi, logistiko skladiščenja ter financami in računovodstvom.

V grobem bi lahko nabavni proces razdelili na tri faze:

  1. Prva faza je izračun potreb, izdelava nabavnega naročila in potrditev le tega

  2. Druga faza se nanaša na količinski in kakovostni prevzem ter uskladiščenje blaga

  3. Tretja faza se nanaša na finančni obračun nabave in oblikovanje nabavne cene

Prva faza, izračun potreb in izdelava nabavnih naročil, je po mojem je tista, ki predstavlja tudi večjim podjetjem velik izziv, zaradi česar težijo h kakovostni računalniški podpori in ustrezni kadrovski zasedbi.

Izračun potreb za naročanje je rezultat različnih dejavnikov, kot so :

• Odprte prodaje

• Plan prodaje (pričakovane prodaje)

• Plan proizvodnje

• Potrebe podpornih služb  (vzdrževanje, servis, tekoča poraba)

• Različne metode zagotavljanja minimalnih zalog

• Proste zaloge v skladiščih

• Odprta nabavna naročila

Moderno je govoriti o proizvodnji ali prodaji brez zalog, vendar je potrebno vedeti, da mora nekdo v nabavni verigi zagotavljati artikle s takojšnjo dobavo. Običajno so prav mikro ter mala podjetja tista, ki se spopadajo s to zahtevo. Prav zato je za vsa podjetja, ki prodajajo iz zalog, še toliko bolj pomembno, da imajo podporo izračunu potreb za naročanje s pravilno oceno količin in usklajeno časovnico dobave.

Kot je razvidno iz diagrama, izračun sloni na planih, direktnih zahtevah in na ''ABC metodah''.  Namenoma sem uporabil izraz PLAN, kajti vse ocene so približki in spadajo pod kategorijo planiranja. Dobro planiranje naj bi slonelo na karseda zanesljivih podatkih, zato se predvidevanja nanašajo na prodajnih podatkih preteklih obdobjih in pričakovani rasti. Plan prodaje običajno dirigira plan proizvodnje in posledično tudi nabavo. V današnjem času so glede na gospodarska gibanja in tehnološke zahteve vse večje potrebe po stalnem preračunavanju plana, kar je ročno (tudi z Excel preglednicami) neustrezno.

Včasih se je v podjetjih s potrebami planiranja ukvarjal posebni oddelek, danes pa tega oddelka tudi v velikih podjetjih skoraj ni več, naloga planiranja pa je vse bolj prepuščena računalniški obdelavi.

Pri svojem delu se srečujemo z zahtevami, da mora računalniški program na osnovi analize predhodnih prodaj, sam izračunati predvideno prodajo za izbrano obdobje in jo korigirati s pričakovano rastjo. Še več, v kolikor gre za proizvodnjo podjetje, se mora na osnovi prodaje gotovih izdelkov, dinamično izračunati planirana potreba po surovinah in materialih in to preko vseh nivojev kosovnice. Izračuni pa se morajo avtomatično sprožati na določena obdobja. Rezultat takih obdelav je lahko direktno bruto planirana potreba ali pa osnova za zapis minimalnih, varnostnih in optimalnih zalog artiklov. Običajno pa je kombinacija enega in drugega.

Ko smo enkrat dobili te podatke, je naloga računalniškega progama, da sam izračuna potrebne količine in določi dobavitelja, optimizira nabavne količine, poišče nabavne cene in vse časovno razvrsti glede na rok dobave in manipulativni čas prevzema. Na osnovi teh podatkov se avtomatično generirajo nabavna naročila, za katera pa je zaželena tudi podpora elektronski izmenjavi nabavnih naročil in sprejema potrditve naročil.

Da bi ''NABAVNI MLINČEK'' lahko sam izračunal vse zgoraj našteto, mora obstajati urejeni sistem, ki ima ustrezno podatkovno podporo. V kolikor pričakujete računalniško podporo tudi takemu procesu nabave, bodite pri predstavitvah programskih rešitev pozorni na določene vsebine, ki dajo slutiti o obsežnosti podpore procesu priprave naročil.

Zato je smiselno, da se posebej posvetite sledečim vprašanjem:

• Kako so opredeljeni nabavni pogoji na posameznem artiklu (ABC metoda)?

• Kako je s podatki o pogojih dobave po dobaviteljih (finančni pogoji, dobavni pogoji, kontaktnih osebah, …)?

• Ali obstajajo podatki o artiklih in njihovih dobaviteljih in kateri so na voljo (dobaviteljeva

  oznaka artikla, dobaviteljeva enota mere, pretvornik med dobaviteljevo in vašo enoto mere, optimalna nabavna količina, minimalna količina, rok dobave, rang dobavitelja…)

• Kako je s podporo evidentiranja nabavnih cenikov po dobaviteljih?

• Ali obstajajo orodja za prenos podatkov iz zunanjih virov v sezname matičnih podatkov?

• Ali obstajajo možnosti za elektronsko izmenjavo naročil in njihove potrditve s strani dobavitelja?

• Kako se izračunavajo proste zaloge, ki zmanjšujejo potrebo po naročanju?

• Kako je s spremljanjem odprtih nabavnih naročil (delno dobavljeno) in njihovim upoštevanjem v izračunu potreb?

• Kakšna je podpora za izračun in zapis prodajnega plana?

• V kolikor je v igri še proizvodnja, je potrebno preveriti tudi, kako je s povezavo proizvodnega modula s planom prodaje in naprej z izračunom nabavnih potreb po surovinah ter materialih

  Iz teh podatkov je možno sklepati na kakšnem nivoju je podpora izračunu potreb in pripravi nabavnih naročil. 

V kolikor je vaša zahteva, da računalniški program sam izračunava potrebe za naročanje, izdeluje predloge nabavnih naročil in omogoča računalniško izmenjavo nabavnih dokumentov, morate vse to tudi navesti v svojih izhodiščih za pridobitev kakovostnih in primerljivih ponudb.