ZAKAJ SPLOH POTREBUJEMO ELEKTRONSKO IZMENJAVO PODATKOV Z DOBAVITELJI?

1. Ker  živimo v mobilnem svetu, ki vsakodnevno briše mejo med delovnim in prostim časom.

2. Da lahko nasprotujemo trditvi, da je osebni kontakt še vedno največ vreden, pa tudi  'najdražji'.

3. Ker imajo danes mladi pri druženju v eni roki kozarec pijače, v drugi pa pametni telefon.

Šalo na stran, je pa res, da se tudi poslovne aktivnosti selijo na mobilne naprave in na sodoben pristop k delu. 

Za prehod na mobilno poslovanje sta digitalizacija poslovnih procesov in nabave predpogoj.

Vsak dan nas zasipajo z izrazi: industrija 4.0, robotizacija, pametne tovarne, IOT, IIOT, SCM in podobnimi, sodobnimi vsebinami, ki govorijo o neizogibnem prehodu na digitalizacijo poslovanja ter digitalizacijo celotne družbe, v kateri živimo. Dejstvo je, da industrija 4.0 sloni na globalnem, digitalnem okolju, v katerem so vsi deležniki digitalizirani.

Pametne tovarne želijo od svoje oskrbovalne verige pridobiti vse podatke, vezane za dobavo. Želijo jih pridobiti v realnem času, saj v ozadju pametni sistemi stalno preverjajo trenutno stanje produkcije in zastavljene plane. Roboti delajo 24 ur na dan, 7 dni v tednu in povsem logično je, da mora temu slediti tudi oskrba.

Ni dovolj, da digitaliziramo lastne poslovne procese. V digitalno transformacijo moramo nujno pritegniti tudi svoje dobavitelje.

In kaj mora storiti naša nabava? Nabava mora poskrbeti za digitalizacijo svoje oskrbovalne verige.

V predhodnih blogih smo videli, da lahko sodobna računalniška podpora zagotavlja izračun nabavnih potreb,  pripravo in elektronsko pošiljanje  naročil dobaviteljem.  To pa še ni vse, kar se od sodobnih sistemov pričakuje.

Nabava mora doseči, da bodo dobavitelji posredovali elektronski odgovor na podano naročilo, elektronsko najavo dobave in elektronske spremljajoče nabavne dokumente, ki pa jih bo napreden informacijski sistem avtomatično vključil v nabavno-logistični proces.  

Brez povratnih informacij od dobavitelja ne boste mogli digitalizirati in avtomatizirati izračunov potreb,  poenostaviti procesa prevzema z mobilnimi napravami, doseči brezpapirne logistike skladiščenja in kar je najpomembneje, ne boste mogli odgovarjati na digitalno zastavljena vprašanja vaših kupcev glede dobave.

Kupci vse pogosteje zahtevajo povratne informacije v digitalni obliki. Zahteve se direktno ali posredno nanašajo na nabavo.  Pametne tovarne posredujejo elektronske zahtevke po povratnih informacijah, vezanih za dobavo, 24 ur, 7 dni v tednu. Le redko so taki zahtevki še posredovani v pisni obliki ali preko osebne komunikacije. V kolikor vaša komunikacija (še) ni podprta z napredno programsko rešitvijo, ki bo sama vračala odgovore na zastavljena vprašanja in sama spraševala vaše dobavitelje o  stanju dobave, so možni le trije scenariji: 

a)       ustno zagotavljanje 24 urne, 7 dnevne podpore, 

b)      posredovanje odgovorov na zastavljene zahteve z zamudo,

c)       ali pa prekinitev poslovanja s podjetji, ki so stopila v digitalni svet.

Ko tole berete, se verjetno sprašujete ali niso to samo pobožne želje, daleč od trenutne realnosti. Da temu ni tako, vam bom predstavil primer, ki govori o digitalni preobrazbi nabavne verige.

Primer se nanaša na eno naših strank, ki je že pred leti dobila zahtevo ključnih kupcev po elektronski izmenjavi podatkov.  Te so vključevale sprejem elektronskega naročila, potrditev naročila, najavo dobave, elektronsko dobavnico in račun. Niso bili edini, vendar med tistimi, ki so dobavljali večje število artiklov, za katere se zahteva sledljivost in spoštovanje roka uporabe. Posebna zahteva pa je opredeljevala, da morajo biti dobavljeni artikli uporabni vsaj še eno tretjino uporabnega roka.  

Analiza poslovnih procesov je pokazala, da srž problema ni na prodajni, ampak na nabavni strani. Ugotovljeno je bilo, da morajo pristopiti k celoviti digitalizaciji vseh procesov poslovanja in prioriteto usmeriti v digitalizacijo procesov prodaje in nabave. 

Z našo računalniško podporo je tako nabava prišla do rešitev, ki ji omogočajo, da se potrebe za naročanje najmanj enkrat na dan avtomatično izračunajo, iz njih pa se izdelajo nabavna naročila, ki se nato v elektronski obliki pošljejo dobaviteljem.  

Nabava je pri svojih ključnih dobaviteljih dosegla, da jim na poslano elektronsko naročilo posredujejo elektronsko potrditev naročila in najavo dobave. S tako najavo dobave so poenostavili količinski prevzem, kontrolo skladnosti naročil z dobavo in dokumenti dobave.  Prevzem poteka s čitalci črtne kode, ki so sestavni del celovite rešitve, kar skrajšuje prevzemni čas za več kot dvakrat, poleg časovnega prihranka pa je zagotovljena tudi podpora sledljivosti in roku uporabe. 

Zaradi elektronskih dokumentov je lahko finančna kontrola prevzema avtomatizirana, saj so v sistemu vsi dokumenti procesov med seboj povezani (naročila s potrditvijo naročil, najava prevzema z naročili,  dobavnice z najavo dobave in račun z dobavnico). Pri poslovanju z dobavitelji, ki so pristopili k elektronski izmenjavi podatkov, so  papirni dokumenti zmanjšani na minimum in še ti se prenašajo v digitalno obliko, ki se pripenja nabavnim procesom, kjer so vedno dostopni za kasnejše vpoglede.

Rezultat digitalne izmenjave podatkov omogoča, da skladišče vnaprej ve, kaj bo moralo prevzeti, da algoritmi izračuna potreb za naročanje upoštevajo potrjena naročila in najave dobave, da digitalni vmesnik (web-service)  lahko odgovarja na digitalne zahteve po dobavljivosti, interni obvestilnik pa obvešča nabavo in prodajo o stanju dobave ter morebitnih neskladjih.

Operativno delo nabavnih referentov se je minimiziralo, njihovo delo pa se je preusmerilo na kontrolo, odpravo nabavnih rizikov in skrb za svojo digitalno verigo. 

Z digitalno podporo procesom prodaje se je tako zaključila tudi kupčeva nabavna veriga, saj je to, kar je nabava zahtevala od svojih dobaviteljev, prodaja lahko posredovala svojim kupcem in to brez nepotrebnega operativnega dela.